INTERNE ORGANISATION
Im Einklang mit den Statuten hat der Verwaltungsrat die interne Organisation sowie die Aufgaben und Kompetenzen des Verwaltungsrats, der Verwaltungsratsausschüsse und des Verwaltungsratspräsidenten sowie der Konzernleitung in einem Organisationsreglement festgehalten. Das Organisationsreglement wird regel­mässig überprüft und ge­gebenenfalls angepasst. Es ist auf der Internetseite www.swisslife.com, Bereich «Über uns», Rubrik «Organisation» (www.swisslife.com/de/organisation), abrufbar.

Der Präsident des Verwaltungsrats koordiniert die Arbeiten des Verwaltungsrats und der Ausschüsse und sorgt für die Berichterstattung der Konzernleitung an den Verwaltungsrat. Zudem kann der Präsi­dent des Verwaltungsrats bei Dringlichkeit in Angelegenheiten im Zuständigkeits­bereich des Verwal­tungsrats bis zur Entscheidung durch den Verwaltungsrat Massnahmen und Vorkehrungen treffen. Ist eine zeitgerechte Entscheidung durch den Verwaltungsrat unmöglich, kommt dem Präsidenten des Verwaltungsrats Entscheidungskompetenz zu.

Der Verwaltungsrat tagt, so oft es die Geschäfte erfordern, in der Regel mindestens sechs Mal jährlich. Die Einberufung erfolgt grundsätzlich durch den Präsidenten des Verwaltungsrats. Es kann aber auch jedes Mitglied des Verwaltungsrats sowie die Konzernleitung die Durch­führung einer Sitzung verlangen. Neben den Mitgliedern des Verwaltungsrats nehmen in der Regel auch der Group CEO so­wie nach Bedarf weitere Mitglieder der Konzernleitung mit beratender Stimme ganz oder teilweise an den Sitzungen des Verwaltungsrats teil.

Im Berichtsjahr fanden insgesamt neun Verwaltungsratssitzungen statt. Die Verwaltungsratssitzungen dauerten im Durchschnitt rund dreieinhalb Stunden. Die Teilnahmequote betrug 96%. Der Group CEO und die übrigen Mitglieder der Konzernleitung waren an allen Sitzungen anwe­send mit Ausnahme einer Sitzung, an der zwei Konzernleitungsmitglieder entschuldigt waren. Einen Teil der Sitzungen führte der Verwaltungsrat jeweils unter sich durch.

Der Verwaltungsrat nimmt periodisch eine Selbstbeurteilung vor. Zudem finden Einzelgespräche zwi­schen dem Verwaltungsratspräsidenten und den Mitgliedern des Verwaltungsrats statt.

Zur Unterstützung der Arbeit des Gesamtverwaltungsrats bestehen vier ständige Verwaltungsratsaus­schüsse: der Präsidiums- und Corporate Governance-Ausschuss, der Nominations- und Entschädi­gungsausschuss, der Anlage- und Risikoausschuss sowie der Revisionsausschuss. Der Verwaltungsrat kann für besondere Aufgaben weitere Ausschüsse bestellen.

Die Verwaltungsratsausschüsse ziehen für ihre Arbeit zum Teil externe Berater bei und beurteilen ihre Arbeit ein Mal pro Jahr selbst. Ist der Präsident des Verwaltungsrats nicht Mitglied eines Verwaltungs­ratsausschusses, hat er grundsätzlich das Recht zur Teilnahme an den Sitzungen (ohne Stimmrecht).

PRÄSIDIUMS- UND CORPORATE GOVERNANCE-AUSSCHUSS (CHAIRMAN’S AND CORPORATE GOVERNANCE COMMITTEE)

Der Präsidiums- und Corporate Governance-Ausschuss (Präsidium) unterstützt den Präsi­den­ten des Verwaltungsrats bei der Erfüllung seiner Lei­tungs- und Koordinationsaufgaben und den Verwaltungsrat in Fragen der Corporate Governance. Zudem unterstützt das Präsidium den Verwaltungsrat bei wichtigen strategischen Entscheiden.

Der Präsident des Verwaltungsrats hat den Vorsitz. Der Group CEO wohnt in der Regel mit beratender Stimme den Sitzungen des Präsidiums ganz oder teilweise bei. Es können weitere Mitglieder der Kon­zernleitung sowie interne oder externe Fachspezialisten beigezogen werden. Das Präsidium tagt min­destens sechs Mal jährlich.

Im Berichtsjahr fanden insgesamt 13 Präsidiumssitzungen statt. Die durchschnittliche Dauer einer Sitzung betrug rund zwei Stunden. Alle Mitglieder haben an sämtlichen Präsi­diumssitzungen teilgenommen, ebenso der Group CEO und der Group CFO.

NOMINATIONS- UND ENTSCHÄDIGUNGSAUSSCHUSS (NOMINATION AND COMPENSATION COMMITTEE)

Der Nominations- und Entschädigungsausschuss (Nomi­nation and Compensation Committee, NCC) unterstützt den Verwaltungsrat bei der Festlegung der Entschädigungspolitik und bei wichtigen personellen Entscheiden betreffend die Besetzung und die leistungs- und marktgerechte Entschädigung der höchsten Führungsebenen.

Das NCC besteht aus mindestens drei Mitgliedern. Sämtliche Mitglieder des NCC sind unabhängige Verwaltungsratsmitglieder. Ein Verwaltungsrat gilt als unabhängig, sofern er seit mindestens drei Jahren keine geschäftsführende Tätigkeit innerhalb der Swiss Life-Gruppe ausgeübt hat und zudem keine oder lediglich geringfügige geschäftliche Beziehungen mit der Gruppe bestehen.

Das NCC kann den Group CEO zu seinen Sitzungen mit beratender Stimme ganz oder teilweise beizie­hen. Es können weitere Mitglieder der Konzernleitung sowie interne oder externe Fachspezialisten bei­gezogen werden. Das NCC tagt mindestens drei Mal pro Jahr.

Im Berichtsjahr haben insgesamt sieben NCC-Sitzungen stattgefunden. Die durchschnittliche Dauer einer Sitzung betrug rund eineinhalb Stunden. Alle Mitglieder haben an sämtlichen Sitzungen des NCC teilge­nommen.

ANLAGE- UND RISIKOAUSSCHUSS (INVESTMENT AND RISK COMMITTEE)

Der Anlage- und Risikoausschuss unterstützt den Verwaltungsrat im Bereich des Anlage-, Finanz- und Risikomanagements der Gruppe. Zu den Aufgaben des Anlage- und Risikoausschusses gehören unter anderem die Ausarbeitung von Vorschlägen zuhanden des Verwaltungsrats betreffend die Grundzüge des Asset and Liability Management (ALM), die Festlegung der Anlagepolitik, die Prüfung der Angemessenheit der Kapitalausstattung, die Kontrolle der Einhaltung der Anlagericht­linien und die Festlegung der Risikotoleranz im Versicherungs- und Anlagebereich. Der Anlage- und Risikoausschuss legt in eigener Kompetenz unter entsprechender Information an den Verwaltungsrat verschiedene Reglemente und Richtlinien betreffend die Anlagetätigkeit der Swiss Life-Gruppe fest. Zudem entscheidet der Anlage- und Risikoausschuss selbst über Investitionen ab einer bestimmten Höhe und legt die Konditionen bedeutender gruppeninterner Finanzierungen fest.

Der Group CIO, der Group CFO und der Group CRO wohnen mit beratender Stimme den Sitzungen des Anlage- und Risiko­ausschusses ganz oder teilweise bei. Der Group CEO kann an den Sitzungen des Anlage- und Risikoausschusses teilnehmen (ohne Stimmrecht). Es können weitere Mitglieder der Kon­zernleitung und interne Fachspezialisten beigezogen werden. Der Anlage- und Risikoausschuss tagt mindestens vier Mal jährlich.

Im Berichtsjahr fanden sieben Sitzungen des Anlage- und Risiko­ausschusses statt mit einer durchschnittlichen Dauer von rund zwei Stunden. Alle Mitglieder haben an sämtlichen Sitzungen teilgenommen mit einer Ausnahme, an der ein Mitglied entschuldigt war. Der Präsident des Verwaltungsrats hat an fünf Sitzungen des Anlage- und Risikoausschusses teilgenommen. Der Group CFO war an allen und der Group CEO an sechs Sitzungen des Anlage- und Risiko­ausschusses anwesend. Ebenso haben der Group CIO und der Group CRO an allen Sitzungen teilgenommen.

REVISIONSAUSSCHUSS (AUDIT COMMITTEE)

Der Revisionsausschuss unterstützt den Verwaltungsrat in seiner Beaufsichtigung des Rechnungswesens und der finanziellen Berichterstattung sowie der Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen. Er überprüft die Angemessenheit der internen Kontrollstrukturen und die Prozesse zur Einhaltung der rechtlichen Vorschriften. Er überwacht die Tätigkeiten von Corporate Internal Audit (Konzernrevisorat) sowie der externen Revision und nimmt deren Berichte und Empfehlungen zur Kenntnis. Entscheidungskompetenz unter entsprechender Information an den Verwaltungsrat hat der Revisionsausschuss in Bezug auf die Festlegung der Mandatsbedingungen der externen Revision. Zudem erlässt der Revisionsausschuss das Reglement von Corporate Internal Audit und legt dessen jährliches Tätigkeitsprogramm fest.

Der Group CFO und der Leiter Corporate Internal Audit wohnen in der Regel mit beratender Stimme den Sitzungen des Revisionsausschusses ganz oder teilweise bei. Der Group CEO kann an den Sitzungen des Revisionsausschusses teilnehmen (ohne Stimmrecht). Regelmässig werden auch Vertreter der externen Revision zu den Sitzungen eingeladen (vgl. auch «Aufsichts- und Kontroll­instrumente ge­genüber der Revision» auf Seite 62). Ferner können weitere Mitglieder der Konzernleitung und interne Fachspezialisten beigezogen werden. Der Revisionsausschuss tagt mindestens vier Mal jährlich. Der Sitzungsrhythmus folgt dem finanziellen Budge­tierungs- und Berichterstattungsprozess.

Im Berichtsjahr fanden sechs Sitzungen des Revisionsausschusses statt. Eine Sitzung dauerte im Durch­schnitt rund zwei Stunden; es waren immer alle Mitglieder anwesend mit Ausnahme von einer Sitzung, an der ein Mitglied nicht teilnehmen konnte. Der Group CEO hat mit zwei Ausnahmen an allen Sitzungen des Revisionsausschusses teilgenommen. Der Group CFO sowie der Leiter Corporate Internal Audit waren an allen Sitzungen präsent und ebenso die Vertreter der externen Revision. Zur Vorbereitung der Sitzungen zum Halbjahres- und zum Jahresabschluss zieht der Re­visionsausschuss regelmässig einen von Swiss Life unabhängigen Finanz- und Wirtschaftsexperten bei.