Interne Organisation | Im Einklang mit den Statuten hat der Verwaltungsrat die interne Organisation sowie die Aufgaben und Kompetenzen des Verwaltungsrats, der Verwaltungsratsausschüsse, des Verwaltungsratspräsidenten und des Delegierten des Verwaltungsrats sowie der Konzernleitung in einem Organisationsreglement festgehalten. Das Organisationsreglement wird regelmässig überprüft und gegebenenfalls angepasst. Es ist auf der Internetseite www.swisslife.com, Bereich «Über Swiss Life», Kapitel «Organisation» (www.swisslife.com/de/organisation), abrufbar.

Der Präsident des Verwaltungsrats koordiniert die Arbeiten des Verwaltungsrats und der Ausschüsse und sorgt für die Berichterstattung der Konzernleitung an den Verwaltungsrat. Zudem kann der Präsident des Verwaltungsrats bei Dringlichkeit in Angelegenheiten im Zuständigkeitsbereich des Verwaltungsrats bis zur Entscheidung durch den Verwaltungsrat Massnahmen und Vorkehrungen treffen. Bei Unmöglichkeit einer zeitgerechten Entscheidung durch den Verwaltungsrat kommt dem Präsidenten des Verwaltungsrats Entscheidungskompetenz zu.

Der Delegierte des Verswaltungsrats ist für die Strategieentwicklung und die Überwachung der Strategieumsetzung zuständig.

Der Verwaltungsrat tagt, sooft es die Geschäfte erfordern, aber in der Regel mindestens sechs Mal jährlich. Die Einberufung erfolgt grundsätzlich durch den Präsidenten des Verwaltungsrats. Es kann aber auch jedes Mitglied des Verwaltungsrats sowie die Konzernleitung die Durchführung einer Sitzung verlangen. Neben den Mitgliedern des Verwaltungsrats nehmen in der Regel auch der Group CEO sowie nach Bedarf weitere Mitglieder der Konzernleitung mit beratender Stimme ganz oder teilweise an den Sitzungen des Verwaltungsrats teil.

Im Berichtsjahr fanden insgesamt elf (ordentliche sowie ausserordentliche) Verwaltungsratssitzungen statt. Die Verwaltungsratssitzungen dauerten im Durchschnitt über drei Stunden, die Teilnahmequote betrug 95%. Der Group CEO und die übrigen Mitglieder der Konzernleitung waren an allen Sitzungen anwesend, mit Ausnahme von zwei Sitzungen, an denen je ein Konzernleitungsmitglied entschuldigt war. Einen Teil der Sitzungen führte der Verwaltungsrat regelmässig unter sich durch.

Der Verwaltungsrat nimmt periodisch eine Selbstbeurteilung vor. Zudem finden Einzelgespräche zwischen dem Verwaltungsratspräsidenten und den Mitgliedern des Verwaltungsrats statt.

Zur Unterstützung der Arbeit des Gesamtverwaltungsrats bestehen drei ständige Verwaltungsratsausschüsse: das Präsidium, das auch die Funktionen eines Corporate-Governance-, Nominations- und Entschädigungskomitees ausübt, der Anlage- und Risikoausschuss und der Revisionsausschuss. Der Verwaltungsrat kann für besondere Aufgaben weitere Ausschüsse bestellen.

Die Verwaltungsratsausschüsse ziehen für ihre Arbeit zum Teil externe Berater bei und beurteilen ihre Arbeit ein Mal pro Jahr selbst. Ist der Präsident des Verwaltungsrats nicht Mitglied eines Verwaltungsratsausschusses, hat er das Recht zur Teilnahme an den Sitzungen (ohne Stimmrecht).

Präsidium (Chairman’s Committee) Das Präsidium unterstützt den Präsidenten des Verwaltungsrats bei der Erfüllung seiner Leitungs- und Koordinationsaufgaben sowie den Verwaltungsrat in Fragen der Strategie und der Corporate Governance. Zudem berät das Präsidium den Verwaltungsrat bei personellen Entscheiden betreffend die Besetzung der höchsten Führungsebenen (Nominationsfunktion) und bei der Festlegung der Richtlinien zur Entschädigung der Mitglieder des Verwaltungsrats und der Konzernleitung und legt in Anwendung dieser Richtlinien die Entschädigung und die Anstellungsbedingungen des Group CEO und der weiteren Mitglieder der Konzernleitung fest (Entschädigungsfunktion).

Der Präsident des Verwaltungsrats hat den Vorsitz. Der Group CEO wohnt in der Regel mit beratender Stimme den Sitzungen des Präsidiums ganz oder teilweise bei. Es können weitere Mitglieder der Konzernleitung oder interne Fachspezialisten beigezogen werden. Das Präsidium tagt mindestens sechs Mal jährlich.

Im Berichtsjahr fanden insgesamt zehn (ordentliche sowie ausserordentliche) Präsidiumssitzungen statt. Die durchschnittliche Dauer einer ordentlichen Sitzung betrug rund zwei Stunden. Die Mitglieder haben an sämtlichen Präsidiumssitzungen teilgenommen, ebenso der Group CEO.

Anlage- und Risikoausschuss (Investment and Risk Committee) Der Anlage- und Risikoausschuss unterstützt den Verwaltungsrat im Bereich des Anlage-, Finanz- und Risikomanagements der Gruppe. Zu den Aufgaben des Anlage- und Risikoausschusses gehören unter anderem die Ausarbeitung von Vorschlägen zuhanden des Verwaltungsrats betreffend die Grundzüge des Asset and Liability Management (ALM), die Festlegung der Anlagepolitik, die Prüfung der Angemessenheit der Kapitalausstattung, die Kontrolle der Einhaltung der Anlagerichtlinien und die Festlegung der Risikotoleranz im Versicherungs- und Anlagebereich. Der Anlage- und Risikoausschuss legt in eigener Kompetenz unter entsprechender Information an den Verwaltungsrat verschiedene Reglemente und Richtlinien betreffend die Anlagetätigkeit der Swiss Life-Gruppe fest. Zudem entscheidet der Anlage- und Risikoausschuss selber über Investitionen ab einer bestimmten Höhe und legt die Konditionen bedeutender gruppeninterner Finanzierungen fest.

Der Group CIO und der Group CFO wohnen in der Regel mit beratender Stimme den Sitzungen des Anlage- und Risikoausschusses ganz oder teilweise bei. Der Group CEO kann an den Sitzungen des Anlage- und Risikoausschusses teilnehmen (ohne Stimmrecht). Es können weitere Mitglieder der Konzernleitung und interne Fachspezialisten beigezogen werden. Der Anlage- und Risikoausschuss tagt mindestens vier Mal jährlich.

Im Berichtsjahr fanden sechs Sitzungen des Anlage- und Risikoausschusses mit einer durchschnittlichen Dauer von rund drei Stunden statt. Alle Mitglieder des Anlage- und Risikoausschusses haben an sämtlichen Sitzungen teilgenommen, mit Ausnahme von zwei Sitzungen, an denen je ein Mitglied entschuldigt war.

Revisionsausschuss (Audit Committee) Der Revisionsausschuss unterstützt den Verwaltungsrat in seiner Beaufsichtigung des Rechnungswesens und der finanziellen Berichterstattung sowie der Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen. Er überprüft die Angemessenheit der internen Kontrollstrukturen und die Prozesse zur Einhaltung der rechtlichen Vorschriften. Er überwacht die Tätigkeiten des Konzernrevisorats und der externen Revision und nimmt deren Berichte und Empfehlungen zur Kenntnis. Entscheidungskompetenz unter entsprechender Information an den Verwaltungsrat hat der Revisionsausschuss in Bezug auf die Festlegung der Mandatsbedingungen der externen Revision. Zudem erlässt der Revisionsausschuss das Reglement des Konzernrevisorats und legt das jährliche Tätigkeitsprogramm der internen Revision fest.

Der Group CFO und der Leiter Konzernrevisorat wohnen in der Regel mit beratender Stimme den Sitzungen des Revisionsausschusses ganz oder teilweise bei. Der Group CEO kann an den Sitzungen des Revisionsausschusses teilnehmen (ohne Stimmrecht). Regelmässig werden auch Vertreter der externen Revision an die Sitzungen eingeladen (vgl. auch «Aufsichts- und Kontrollinstrumente gegenüber der Revision»). Ferner können weitere Mitglieder der Konzernleitung und interne Fachspezialisten beigezogen werden.

Der Revisionsausschuss tagt mindestens vier Mal jährlich. Der Sitzungsrhythmus folgt dem finanziellen Budgetierungs- und Berichterstattungsprozess.

Im Berichtsjahr fanden sechs Sitzungen des Revisionsausschusses statt, die im Durchschnitt über drei Stunden dauerten. Alle Mitglieder waren an allen Sitzungen des Revisionsausschusses anwesend, mit Ausnahme einer Sitzung, an der ein Mitglied nicht teilnehmen konnte. An vier Sitzungen nahmen Vertreter der externen Revision teil.

Kompetenzregelung zwischen Verwaltungsrat und Konzernleitung | Das Organisationsreglement der Swiss Life Holding sieht eine umfassende Delegation der Geschäftsführungskompetenz an den Group CEO und die Konzernleitung vor, mit Ausnahme der gemäss Gesetz, Statuten oder Organisationsreglement anderen Organen vorbehaltenen Aufgaben. Die Statuten der Swiss Life Holding sind unter der Internetseite www.swisslife.com, Bereich «Aktionäre & Analysten», Kapitel «Unsere Aktie/Statuten» (www.swisslife.com/statuten), abrufbar. Das Organisationsreglement ist ebenfalls auf der Internetseite von Swiss Life, Bereich «Über Swiss Life», Kapitel «Organisation» (www.swisslife.com/de/organisation), einsehbar.

Die Konzernleitung trägt insbesondere die Verantwortung für die Umsetzung der Unternehmensstrategie, die Rahmenbedingungen für das operative Geschäft sowie die finanzielle Steuerung. Sie ist zudem zuständig für die Vorbereitung der Beschlüsse des Verwaltungsrats und seiner Ausschüsse sowie für die Überwachung der Ausführung dieser Beschlüsse in der Gruppe. Über die ihr vom Verwaltungsrat, von den Verwaltungsratsausschüssen und vom Präsidenten des Verwaltungsrats zugewiesenen Geschäfte entscheidet die Konzernleitung in eigener Kompetenz, soweit sich die delegierende Instanz nicht den Entscheid oder die Genehmigung vorbehalten hat.

Informations- und Kontrollinstrumente des Verwaltungsrats gegenüber der Konzernleitung | Der Verwaltungsrat wird laufend und umfassend über die Aktivitäten der Konzernleitung informiert. Der Group CEO orientiert den Verwaltungsratspräsidenten und den Delegierten des Verwaltungsrats sowie den Verwaltungsrat bzw. dessen Ausschüsse regelmässig über den Geschäftsgang, neue Geschäftstätigkeiten und bedeutende Projekte. Ausserordentliche Vorfälle bringt der Group CEO dem Präsidenten des Verwaltungsrats und dem Delegierten des Verwaltungsrats unverzüglich zur Kenntnis. Erhebliche Ausgaben, die nicht budgetiert sind und 10% des betreffenden Budgets übersteigen, müssen dem Präsidium zur Genehmigung vorgelegt werden. Gleichermassen sind bedeutende Investitionen und Devestitionen durch den Anlage- und Risikoausschuss bzw. ab einer bestimmten Höhe durch den Gesamtverwaltungsrat zu genehmigen.

Der Verwaltungsrat und ebenso die einzelnen Verwaltungsratsausschüsse ziehen nach Bedarf die gesamte Konzernleitung, einzelne Konzernleitungsmitglieder und interne Fachspezialisten zu ihren Sitzungen bei. Ausserhalb von Sitzungen kann jedes Verwaltungsratsmitglied unter vorgängiger Information des Präsidenten des Verwaltungsrats von der Konzernleitung Auskunft über den Geschäftsgang verlangen. Das Verlangen von Auskünften zu einzelnen Geschäftsvorfällen bedarf der vorgängigen Genehmigung durch den Präsidenten des Verwaltungsrats.

Der Präsident des Verwaltungsrats kann (ohne Stimmrecht) an den Konzernleitungssitzungen teilnehmen. Er erhält die Einladungen und Protokolle der Konzernleitungssitzungen.

Der Delegierte des Verwaltungsrats steht mit dem Group CEO in einem permanenten Informationsaustausch. Er ist für die Strategieentwicklung und Strategieumsetzung zuständig und nimmt an den Sitzungen der Konzernleitung teil. Ebenfalls erhält der Delegierte Einsicht in sämtliche Berichte, Anträge und Sitzungsprotokolle der Konzernleitung und der Konzernleitungsausschüsse.

Mit dem direkt dem Präsidenten des Verwaltungsrats unterstellten internen Konzernrevisorat steht dem Verwaltungsrat ein geeignetes Mittel zur unabhängigen Informationsbeschaffung und Kontrolle zur Verfügung. Es finden sodann regelmässige Besprechungen zwischen dem Präsidenten des Verwaltungsrats und dem Leiter Konzernrevisorat sowie zwischen dem Vorsitzenden des Revisionsausschusses und dem Leiter Konzernrevisorat statt. Die Umsetzung der vom Konzernrevisorat empfohlenen Massnahmen wird durch den Bereich Group Compliance & Operational Risk Management überwacht. Der Revisionsausschuss erhält periodisch einen Bericht über alle Compliance-Aktivitäten und das Management der operationellen Risiken innerhalb der Swiss Life-Gruppe. Der Information und der Kontrolle dient dem Verwaltungsrat ebenfalls das Interne Kontrollsystem (IKS) von Swiss Life. Nähere Angaben dazu finden sich im Kapitel Risikomanagement.

Die Leistungen der Konzernleitung und der einzelnen Konzernleitungsmitglieder werden durch das Präsidium und den Verwaltungsrat unter Ausschluss der Konzernleitungsmitglieder regelmässig diskutiert und beurteilt. Die Übernahme von Verwaltungsratsmandaten und höheren politischen oder militärischen Funktionen durch Mitglieder der Konzernleitung ist vom Verwaltungsratspräsidenten zu bewilligen.

Förderung und Motivation